Il est indéniable que Microsoft Excel est un logiciel performant, indispensable au quotidien en raison de ses nombreuses fonctionnalités. Ce logiciel est donc utilisable pour résoudre quasiment tout problème faisant intervenir des données quantitatives et même des données qualitatives. La liste déroulante est l’une de ces fonctionnalités qu’on peut développer sous Excel pour se faciliter la tâche lorsqu’on est en face d’un jeu de données et qu’on doit entrer une même valeur plusieurs fois.
Retrouvez à travers cet article les raisons pouvant pousser à la mise en place d’une liste déroulante.
Qu’est-ce qu’une liste déroulante Excel ?
Encore appelée « zone de liste déroulante » ou « menu déroulant », une liste déroulante Excel est un outil utilisable pour réaliser des feuilles de calcul dynamiques, efficaces et pratiques. Cet outil permet d’éviter des saisies de données fastidieuses, d’éviter des erreurs et de limiter les utilisateurs à n’interagir qu’avec un répertoire prédéfini. Souvent utilisée pour la conception des masques de saisie, cette fonctionnalité a des applications bien plus diversifiées.
Utilisations d’une liste déroulante Excel
En pratique, les listes déroulantes permettent de rendre plus facile le travail lorsqu’on se retrouve face au choix entre plusieurs données pour une même requête. Vous pouvez être face à un choix plus simple comme une réponse de type « oui » ou « non », avoir à sélectionner une date dans un calendrier ou faire un choix dans une liste de noms ou d’articles, etc., initialement créée.
Sur le site apprendreexcel.com vous trouverez dans le plus grand détail, comment créer une liste déroulante avec Microsoft Excel. Ainsi, la création d’une liste déroulante passe par les étapes suivantes :
- La saisie les informations de la liste dans une feuille de calcul vierge.
- La création d’une colonne où seront renseignées toutes les modalités parmi lesquelles on aura à choisir. Ici, il faut prendre le soin de trier les données suivant le sens dans lequel elles devront apparaître dans la liste.
- Définir un nom à la liste ainsi créée (facultatif).
- Créer maintenant la liste déroulante proprement dite sur une autre feuille en sélectionnant la cellule qui doit l’abriter. Dans le menu « Données », cliquez sur l’onglet « Outil des données » puis sur validation des données.
- Renseigner les informations requises dans la fenêtre qui apparaît et votre liste déroulante est créée et est prête à être utilisée.
Pour ce faire, lorsque l’utilisateur clique sur la cellule devant accueillir l’information recherchée, la flèche dirigée vers le bas de la liste déroulante apparaît. Ce dernier pourra cliquer dessus pour effectuer sa sélection. Cependant, si avant de cliquer sur la flèche, il inscrivait une lettre, seules les données commençant par cette lettre vont apparaître dans la liste. De plus, pour des listes encore plus longues, inscrire plus d’une lettre dans la cellule peut aider à réduire les éléments de la liste qui seront proposés. Le choix devient encore plus facile.
Créer des listes déroulantes dépendantes
Selon les utilisations comme pour la mise en place d’un tableau de bord, il s’avère que subvient parfois le besoin de lier les listes déroulantes. Par exemple, dans un fichier, vous pouvez être amené à associer le nom d’un employé au service qui lui correspond dans une liste encore plus grande. Pour y arriver, un ensemble de fonctions (majoritairement conditionnelles) est utilisé.