Es innegable que Microsoft Excel es un software potente, indispensable en el día a día debido a sus numerosas funcionalidades. Este software se puede utilizar para resolver prácticamente cualquier problema que involucre datos cuantitativos e incluso datos cualitativos. La lista desplegable es una de esas funcionalidades que se puede desarrollar en Excel para facilitar la tarea cuando se enfrenta a un conjunto de datos y se debe ingresar el mismo valor varias veces.
Encuentra a través de este artículo las razones que pueden llevar a la implementación de una lista desplegable.
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¿Qué es una lista desplegable en Excel?
También llamada « zona de lista desplegable » o « menú desplegable», una lista desplegable en Excel es una herramienta que se puede utilizar para crear hojas de cálculo dinámicas, eficientes y prácticas. Esta herramienta permite evitar entradas de datos tediosas, prevenir errores y limitar a los usuarios a interactuar solo con un directorio predefinido. A menudo utilizada para el diseño de formularios de entrada, esta funcionalidad tiene aplicaciones mucho más diversificadas.
Usos de una lista desplegable en Excel
En la práctica, las listas desplegables facilitan el trabajo cuando se enfrenta a la elección entre varios datos para una misma consulta. Puede encontrarse ante una elección más simple como una respuesta de tipo « sí » o « no », tener que seleccionar una fecha en un calendario o hacer una elección en una lista de nombres o artículos, etc., creada inicialmente.
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En el sitio apprendreexcel.com encontrará en el mayor detalle, cómo crear una lista desplegable con Microsoft Excel. Así, la creación de una lista desplegable pasa por los siguientes pasos:
- Ingresar la información de la lista en una hoja de cálculo en blanco.
- Crear una columna donde se registrarán todas las opciones entre las que se tendrá que elegir. Aquí, es importante ordenar los datos según el orden en que deben aparecer en la lista.
- Definir un nombre para la lista así creada (opcional).
- Crear ahora la lista desplegable propiamente dicha en otra hoja seleccionando la celda que debe albergarla. En el menú « Datos », haga clic en la pestaña « Herramienta de datos » y luego en validación de datos.
- Proporcione la información requerida en la ventana que aparece y su lista desplegable estará creada y lista para ser utilizada.
Para ello, cuando el usuario haga clic en la celda que debe recibir la información buscada, aparecerá la flecha hacia abajo de la lista desplegable. Este podrá hacer clic en ella para realizar su selección. Sin embargo, si antes de hacer clic en la flecha, escribiera una letra, solo los datos que comiencen con esa letra aparecerán en la lista. Además, para listas aún más largas, escribir más de una letra en la celda puede ayudar a reducir los elementos de la lista que se ofrecerán. La elección se vuelve aún más fácil.
Crear listas desplegables dependientes
Según los usos, como para la implementación de un tablero de control, a veces surge la necesidad de vincular listas desplegables. Por ejemplo, en un archivo, puede que necesite asociar el nombre de un empleado con el departamento que le corresponde en una lista aún más grande. Para lograrlo, se utiliza un conjunto de funciones (principalmente condicionales).