É indiscutível que Microsoft Excel é um software poderoso, indispensável no dia a dia devido às suas inúmeras funcionalidades. Este software pode ser utilizado para resolver praticamente qualquer problema que envolva dados quantitativos e até mesmo dados qualitativos. A lista suspensa é uma dessas funcionalidades que podem ser desenvolvidas no Excel para facilitar a tarefa quando se está diante de um conjunto de dados e precisa-se inserir o mesmo valor várias vezes.
Encontre neste artigo as razões que podem levar à implementação de uma lista suspensa.
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O que é uma lista suspensa no Excel?
Também chamada de « área de lista suspensa » ou « menu suspenso», uma lista suspensa no Excel é uma ferramenta utilizável para criar planilhas dinâmicas, eficientes e práticas. Esta ferramenta permite evitar entradas de dados tediosas, prevenir erros e limitar os usuários a interagir apenas com um diretório pré-definido. Frequentemente utilizada para a criação de formulários de entrada, essa funcionalidade possui aplicações muito mais diversificadas.
Usos de uma lista suspensa no Excel
Na prática, as listas suspensas facilitam o trabalho quando se está diante da escolha entre vários dados para uma mesma solicitação. Você pode se deparar com uma escolha mais simples, como uma resposta do tipo « sim » ou « não », ter que selecionar uma data em um calendário ou fazer uma escolha em uma lista de nomes ou itens, etc., criada inicialmente.
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No site apprendreexcel.com, você encontrará em detalhes, como criar uma lista suspensa com Microsoft Excel. Assim, a criação de uma lista suspensa passa pelas seguintes etapas:
- Inserir as informações da lista em uma planilha em branco.
- Criar uma coluna onde serão informadas todas as opções entre as quais você terá que escolher. Aqui, é importante tomar cuidado para classificar os dados de acordo com a ordem em que devem aparecer na lista.
- Definir um nome para a lista assim criada (opcional).
- Criar agora a lista suspensa propriamente dita em outra planilha, selecionando a célula que deve abrigá-la. No menu « Dados », clique na aba « Ferramenta de Dados » e depois em validação de dados.
- Preencher as informações necessárias na janela que aparece e sua lista suspensa será criada e estará pronta para ser utilizada.
Para isso, quando o usuário clica na célula que deve receber a informação desejada, a seta para baixo da lista suspensa aparece. Ele poderá clicar nela para fazer sua seleção. No entanto, se antes de clicar na seta, ele digitar uma letra, apenas os dados que começam com essa letra aparecerão na lista. Além disso, para listas ainda mais longas, digitar mais de uma letra na célula pode ajudar a reduzir os itens da lista que serão propostos. A escolha se torna ainda mais fácil.
Criar listas suspensas dependentes
Dependendo das utilizações, como para a implementação de um painel de controle, às vezes surge a necessidade de vincular listas suspensas. Por exemplo, em um arquivo, você pode ser levado a associar o nome de um funcionário ao departamento correspondente em uma lista ainda maior. Para isso, um conjunto de funções (principalmente condicionais) é utilizado.