Es ist unbestreitbar, dass Microsoft Excel eine leistungsfähige Software ist, die im Alltag aufgrund ihrer zahlreichen Funktionen unverzichtbar ist. Diese Software kann daher verwendet werden, um nahezu jedes Problem zu lösen, das quantitative Daten und sogar qualitative Daten umfasst. Die Dropdown-Liste ist eine dieser Funktionen, die man in Excel entwickeln kann, um sich die Arbeit zu erleichtern, wenn man mit einem Datensatz konfrontiert ist und denselben Wert mehrfach eingeben muss.
In diesem Artikel erfahren Sie die Gründe, die zur Einrichtung einer Dropdown-Liste führen können.
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Was ist eine Excel-Dropdown-Liste?
Auch als „Dropdown-Bereich“ oder „Dropdown-Menü“ bezeichnet, ist eine Excel-Dropdown-Liste ein Werkzeug, das verwendet werden kann, um dynamische, effiziente und praktische Tabellen zu erstellen. Dieses Werkzeug hilft, mühsame Dateneingaben zu vermeiden, Fehler zu verhindern und die Benutzer auf ein vordefiniertes Verzeichnis zu beschränken. Oft verwendet für die Gestaltung von Eingabemasken, hat diese Funktionalität jedoch viel vielfältigere Anwendungen.
Verwendungen einer Excel-Dropdown-Liste
In der Praxis erleichtern Dropdown-Listen die Arbeit, wenn man zwischen mehreren Daten für dieselbe Anfrage wählen muss. Sie können vor einer einfacheren Wahl stehen, wie einer Antwort vom Typ „ja“ oder „nein“, müssen ein Datum aus einem Kalender auswählen oder eine Auswahl aus einer Liste von Namen oder Artikeln treffen, die ursprünglich erstellt wurde.
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Auf der Website apprendreexcel.com finden Sie im Detail, wie man eine Dropdown-Liste mit Microsoft Excel erstellt. Die Erstellung einer Dropdown-Liste erfolgt in den folgenden Schritten:
- Die Informationen der Liste in ein leeres Arbeitsblatt eingeben.
- Eine Spalte erstellen, in der alle Optionen aufgeführt sind, aus denen gewählt werden kann. Hierbei ist darauf zu achten, die Daten in der Reihenfolge zu sortieren, in der sie in der Liste erscheinen sollen.
- Der so erstellten Liste einen Namen geben (optional).
- Jetzt die Dropdown-Liste auf einem anderen Blatt erstellen, indem Sie die Zelle auswählen, die sie enthalten soll. Klicken Sie im Menü „Daten“ auf die Registerkarte „Datenwerkzeuge“ und dann auf Datenüberprüfung.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen in das erscheinende Fenster ein, und Ihre Dropdown-Liste ist erstellt und bereit zur Verwendung.
Dazu erscheint, wenn der Benutzer auf die Zelle klickt, die die gesuchte Information aufnehmen soll, der nach unten gerichtete Pfeil der Dropdown-Liste. Dieser kann darauf klicken, um seine Auswahl zu treffen. Wenn er jedoch vor dem Klicken auf den Pfeil einen Buchstaben eingibt, werden nur die Daten angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen. Darüber hinaus kann das Eingeben von mehr als einem Buchstaben in die Zelle bei noch längeren Listen helfen, die vorgeschlagenen Elemente der Liste zu reduzieren. Die Auswahl wird dadurch noch einfacher.
Erstellen von abhängigen Dropdown-Listen
Je nach Verwendung, wie bei der Erstellung eines Dashboards, kann es erforderlich sein, die Dropdown-Listen zu verknüpfen. Beispielsweise können Sie in einer Datei den Namen eines Mitarbeiters mit dem entsprechenden Dienst in einer noch größeren Liste verknüpfen. Um dies zu erreichen, wird eine Reihe von Funktionen (hauptsächlich bedingten) verwendet.